مدير مكتب – نائب الرئيس والمستشار القانوني والشؤون القانونية براتب يصل الى 100,000 ريال قطري
أعلنت شركه Ali Bin Ali التى تعتبر واحدة من أكبر الشركات القطرية المتخصصة في التوزيع والبيع بالتجزئة عن وظيفه اداريه شاغره وهى مدير مكتب – نائب الرئيس والمستشار القانوني والشؤون القانونية براتب يصل 100,000 ريال قطري
مدير مكتب – نائب الرئيس والمستشار العام والشؤون القانونية
الوصف الوظيفي:
يساهم هذا الدور بشكل فردي في تحقيق الأهداف قصيرة ومتوسطة المدى للقسم من خلال توفير بيئة عمل مريحة، وضمان مستويات عالية من الكفاءة التنظيمية والتواصل. بالإضافة إلى ذلك، يقدم هذا الدور دعمًا إداريًا عالي المستوى لنائب الرئيس/المستشار العام (VP/GC) ويشرف على جميع الموظفين الإداريين في القسم القانوني.
المسؤوليات الرئيسية:
- إدارة جدول مواعيد نائب الرئيس/المستشار العام، بما في ذلك المواعيد النهائية والجداول الزمنية، وضمان تحديثها بشكل منتظم.
- تقديم الدعم العام لزوار المكتب القانوني.
- المشاركة في الاجتماعات، وإعداد محاضر الاجتماعات، وضمان توثيق النقاط الرئيسية وإبلاغ الأطراف المعنية بها.
- صياغة المراسلات والمستندات المطلوبة من قبل نائب الرئيس/المستشار العام والمستشارين القانونيين.
- التنسيق والتواصل مع العملاء الخارجيين لنقل المستندات والمتابعة والتنسيق.
- إدارة النفقات والموازنة الخاصة بالمكتب.
- العمل كنقطة اتصال لجميع الاستفسارات والطلبات القانونية.
- التعامل مع استفسارات الموظفين المتعلقة بإدارة المكتب القانوني.
- متابعة التحديثات الجديدة في القوانين واللوائح الحكومية مع المستشارين القانونيين، وضمان الامتثال الكامل لها.
- الحفاظ على جميع المعلومات والسجلات والملفات القانونية، وضمان تتبعها بشكل دائم.
- دعم المستشارين القانونيين في التفاعل مع العملاء.
- إجراء الأبحاث القانونية والتحقيقات لدعم المستشارين القانونيين.
- توفير التحديثات القانونية لجميع الإدارات والأقسام.
- تنظيم المكتب وإدارة توفير المستلزمات المكتبية والمعدات.
- التخطيط للفعاليات الداخلية والخارجية، مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات.
- متابعة العلاقة مع مكاتب المحاماة المحلية والدولية ومقدمي الخدمات القانونيين.
- العمل كمنسق مشاريع لجميع المشاريع القانونية محليًا ودوليًا.
- المشاركة في مراقبة أنشطة الامتثال القانوني، ومتابعة تنفيذ سياسات الامتثال وحوكمة المجموعة، وإبلاغ نائب الرئيس/المستشار العام بأي مخالفات.
- إدارة الفريق الإداري في القسم القانوني وتنظيم العمليات والإجراءات المكتبية.
- التنسيق مع إدارة الموارد البشرية لتطوير الفريق الإداري القانوني وتحديث مهاراتهم.
- إدارة وتنفيذ جميع الأنظمة الإدارية (مثل نظام الأرشفة، المجلدات القانونية المشتركة، سجل تتبع الملفات).
- تحديد احتياجات تحسين البيانات وإعداد التوصيات للمستشارين القانونيين لضمان نظام إدارة بيانات فعال للعقود.
- جمع وتحليل البيانات من مصادر متعددة لتقديم رؤى ومعلومات دقيقة للمستشارين القانونيين بشأن العقود والمستندات المختلفة.
- تنفيذ أي مهام أخرى قد يراها نائب الرئيس/المستشار العام ضرورية.
المهارات المطلوبة:
- درجة البكالوريوس في القانون، إدارة الأعمال، علم الاجتماع، الموارد البشرية، أو العلوم السياسية.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في منصب مدير مكتب، مدير استقبال، سكرتير تنفيذي، أو مساعد شخصي للإدارة العليا.
- معرفة جيدة بمسؤوليات إدارة المكاتب والأنظمة والإجراءات الإدارية.
- إلمام بالقوانين واللوائح وإجراءات المحاكم في قطر.
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية، ويفضل إجادة اللغة الفرنسية.
- مهارات ممتازة في الاتصال الكتابي والشفهي.
- إتقان برامج MS Office.
- مهارات قوية في إدارة الوقت، والقدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات.
- مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية في بيئة عمل سريعة التغير.
- عقلية إبداعية وقدرة على اقتراح التحسينات.
- حضور قوي ومظهر مهني متميز في جميع الأوقات
شارك